Notion ist mittlerweile mein Ort, an dem alle Informationsschnipsel landen, die mir im Alltag über den Weg laufen und mit denen ich mich später in einem anderen Kontext beschäftigen möchte. Mein System baut dabei auf Datenbaken auf. Diese bieten verschiedene Vorteile und sind flexibel einsetzbar.
Bevor ich den Workflow meines derzeitigen Systems erkläre, beschreibe ich die generelle Funktion der Datenbanken in meinem Notion-System.
Funktion Datenbanken
Datenbanken lassen sich in Notion individuell erstellen. Ein Datenbankeintrag besteht dabei aus einer Zeile innerhalb der Datenbank.
Die Spalten der Datenbank sind die Attribute eines Datenbankeintrags und beliebig definier- und erweiterbar.
Der einzelne Eintrag kann über die Attribute mit weiterer Information versehen werden und so bereits im Moment der Speicherung in einen Kontext gesetzt, favorisiert und zur Wiedervorlage markiert werden.
Vorteile Datenbanken
Ein Eintrag kann direkt in der Datenbank angelegt werden. Dabei sind alle Felder leer und müssen von Hand befüllt werden. Ein Eintrag kann jedoch auch intuitiver durch die Notion-API erfolgen und aus Apps oder dem Browser an Notion per “teilen”-Kontextmenü und Browser-Plugins gesendet werden.
Durch die “teilen”-Funktion der jeweiligen App oder durch das Kontextmenü im Browser auf dem Mobilgerät lassen sich Inhalte einfach an die Notion Anwendung senden. Für die Desktop-Version des Chrome-Browsers gibt es ebenfalls einige Plugins, um Inhalte einfach an Notion senden zu können. Dazu zählen zum Beispiel Notion Web-Clipper oder Save to Notion / Notion Saver
Bei der Speicherung von Online-Inhalten wird der Seiteninhalt (Bilder, Text, Videos etc.) gesrcapt; d.h. der Inhalt der Website wird im Inhaltbereich des Datenbankeintrags gespeichert und steht somit auch noch zur Verfügung, wenn die Website oder der Artikel nicht mehr online verfügbar ist. YouTube-Videos werden als abspielbarer Player eingebunden, eine Speicherung des Videos findet nicht statt.
Die Datenbank lässt sich über die Eingabe im Suchfeld durchsuchen. Die Datenbankeinträge stehen ebenfalls in der globalen Suche von Notion zur Verfügung.
Es gibt verschiedenen Datenbanktypen, die Datenbanken lassen sich in verschiedenen Formen darstellen. Dazu zählen:
- Tabellen (Standart-Ansicht)
- Cards (Vorschau des Inhalts oder Vorschaubild)
- Kalender
- Timeline (Zeitlinie der Einträge (Start-, End-Datum))
- Task-Board (Kanban-Stil)
- Liste (Auflistung der Einträge als Links)
Die Ansicht der Datenbank lässt sich durch einstellbare Filter anhand der Attribute der Datenbank variieren. So kann z.B. nach Tag/Kategorie oder Zeitraum gefiltert werden.
Innerhalb der Datenbank können über Reiter verschiedene Views der Datenbank angelegt werden. D.h. die Inhalte der Datenbank können in "Reiter 1" als Tabelle und in "Reiter 2" als Card angelegt werden. Außerdem können diese Ansichten individuell je Reiter auch durch Filter beeinflusst werden.
Die Datenbanken lassen sich als verlinkte Ansicht auf anderen Seiten von Notion einbinden. Damit wird nicht die originale Datenbank dargestellt, sondern nur eine Ansicht dieser. Änderungen an der zentralen Datenbank oder in der Ansicht werden in jeder Darstellung übernommen.