Auf der Suche nach einem System zur Selbstorganisation bin ich im Verlauf der Recherche auf den “Second-Brain-Approach” von Tiago Forte (fortelabs.com/blog) gestoßen. Dieser Ansatz bietet mir grundlegend die Funktionen, welche ich suchte.
Ich habe mich daraufhin intensiv mit diesem System beschäftigt und mir angesehen, wie andere Nutzer das System für sich eingerichtet haben. Anhand dieser Eindrücke begann ich die Einrichtung meines eigenen Workflows.
Second Brain Approach 101
Das menschliche Gehirn wird im Second-Brain-Approach als “arbeitende” anstatt als “speichernde” Einheit verstanden. Im Alltag sind wir mit dem "abarbeiten" von Aufgaben beschäftigt, sodass spontane Eingebungen und Ideen häufig verloren gehen, wenn wir sie nicht gleich notieren.
Die Speicherung dieser spontanen Ideen und Gedanken wird an ein externes Tool oder System, ein "Zweit-Gehirn", ausgelagert. Dort werden sie zentral gespeichert und systematisch so aufbereitet, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt einfach zur Verfügung stehen, wenn die notwendige kognitive Energie und Konzentration zur Weiterverarbeitung und Nutzung zur Verfügung steht. Das System erleichtert dabei auch die Verknüpfung und Querverweise der Notizen und schafft so Kapazität für Kreativität und Produktivität im Alltag.
Tools, Tools, Tools
In den Beiträgen und Videos zeigten die Nutzer oft auch die Anwendungen und Programme, mit denen Sie das System umsetzten. Diese waren sehr beeindruckend und lösten ein freudiges Kitzeln im Nacken aus, mich selbst an die Umsetzung zu machen.
Dabei kamen neben der Hauptanwendung eine Vielzahl von weiteren Tools und Erweiterungen zum Einsatz. Sie erfüllten alle einen konkreten Zweck und erweiterten das System sinnvoll, jedoch war die Einbindung davon häufig mit (monatlichen) Kosten verbunden.
Anhand meiner Anforderungen musste ich also herausfinden, wie ich das für mich passende System schaffen konnte, ohne es unnötig komplex und kostenintensiv zu machen.
Bei meinen Recherchen habe ich gemerkt, dass das Thema “Selbstorganisation” ein großes Rabbithole sein und man sich schnell in der Optimierung der “Produktivität” verlieren kann. Schnell verbringt man mehr Zeit mit dem System als mit der eigentlichen Aufgabe. Mir geht es bei der Thematik nicht um eine maximale Optimierung der eigenen Produktivität in sämtlichen Bereichen, sondern darum, meinen Alltag zu erleichtern und eine Anwendung zu finden, die meine Bedürfnisse und Anforderungen erfüllt.
Basis-Anforderung: filterbare Datenbank (Master DB)
Wie in meinen Anforderungen definiert, brauche ich eine Speichermöglichkeit für verschiedene Inhalte und Quellen und die Möglichkeit diese später thematisch zu filtern. Die Filterung sollte anhand von Tags erfolgen. Jedes Tag steht dabei für ein Thema. Den Notizen oder Links sollen auch mehrere Tags zugewiesen werden können, damit die Themen untereinander verknüpft werden können.
Überlegungen und Planung der Attribute
In der Datenbank soll je Eintrag (Notiz/Link) ein Name vergeben, sowie das Datum und ggf. die Uhrzeit der Erstellung vermerkt werden. Da ich hauptsächlich Links aus dem Internet speicherern werde, wird außerdem die URL zum Inhalt gespeichert. Es soll ebenfalls ein kleines Feld für eine Kurznotiz geben, um den aktuellen Gedanken zum Link notieren zu können. Um auch Inhalte ohne Link mit weiteren Inhalt versehen zu können, soll es ein Datenfeld für den Upload von Dateien geben (Bilder, Screenshots, PDFs o.ä.). Optimal wäre es, wenn der Inhalt des Links (zum Beispiel bei einem Artikel) als Inhalt der Notiz von der Website gescrapt würde, sodass man diesen gleich mit archiviert. Um eine Priorisierung von Einträgen vornehmen zu können, wird es ein Select-Feld geben, mit dem der Wert “Favorit” vergeben werden kann. Außerdem ein Feld, mit dem ein bearbeiteter Eintrag ins Archiv verschoben werden kann. Durch diese Einträge soll die Sortierungen der Datenbank und Erstellung verschiedene Ansichten ermöglicht werden.
Entwurf der Master DB, in die alle Links und Notizen fließt:
| Tags | Datum | Inhalt | URL | Anmerkung | Anhang | Favorite | Archiv |
| Fokusthema (s.u.) | Tag/Monat/Jahr | Titel des geteilt / gespeicherten Links | https:// ... | Kurznotiz zum Inhalt des Links, um ihn wiederzufinden | Datei die zusätzlich hochgeladen wurde | Checkbox | Checkbox |
Funktion und Benennung der Tags: Erstellung von Streams
Anhand meiner Anforderungen haben sich zu Anfang folgende Fokusthemen ergeben:
- Fotografie
- Fitness
- Garten
- Website
- Produktivität
Diese Fokusthemen entsprechen den Tags und erhalten im Organisationstool eine eigene Hauptseite. In dieser wird eine Ansicht der Master DB eingebunden und deren Inhalt anhand der spezifischen Tags gefiltert. So stehen mir auf der Hauptseite “Fotografie” alle notierten Einträge zum Thema “Fotografie” aus der Master-DB zur Verfügung.
Der Sinn dahinter ist, eine Art Stream zu erzeugen; ich habe EINEN Ort, an dem ich alle Information zum entsprechenden Thema gebündelt und organisiert vorfinde. Dies kann von Video-Tutorials über Blogbeiträge oder auch Motiv-Ideen plattformübergreifend alles umfassen. So kann ich Inhalte be-/erarbeiten und mich ganz dem Thema zuwenden, ohne viel nach Inhalten suchen zu müssen. Dies erhöht die Konzentration, ermöglicht ein entspanntes Arbeiten und steigert die Freude.
Der Vorteil dieses Systems besteht außerdem darin, dass sich die Liste der Tags und Fokusseiten flexibel anpassen und erweitern lassen.
Basis geschaffen & Nutzen spürbar
Ich habe die letzten Wochen mit dieser grundlegenden Struktur gearbeitet und merke, wie sie mich im Alltag unterstützt. Allein die Pflege der zentrale Datenbank sortiert viele Informationsfragmente bereits in den richtigen Kanal und erleichtern es mir so, mich intensiver meinen Interessen zuzuwenden meine Ideen zu verfolgen und umzusetzen.
Mittlerweile habe ich mein System um weitere Funktionen ergänzt (Einkaufsplaner, Leseliste und weiteres) und es besteht wie erwähnt die Gefahr, sich in der Optimierung des Systems zu verlieren; jedoch bemerke ich überwiegend positive Effekte bei der Nutzung. Funktionen die wirklich nützlich sind, integrieren sich allein durch ihren Mehrwert ganz automatisch in den Alltag, andere fallen nach kurzer Zeit wieder weg.