In diesem Beitrag beschreibe ich die zweite Ebene meines Organistationssystem, welches insgesamt aus drei Ebenen besteht, die ich im Beitrag Notion: 3 Ebenen - Input, Planung und Weiterverarbeitung, Output grundlegend beschrieben haben.
Wie mein System zur initialen Erfassung von Notizen und diversen Weblinks aussieht, habe ich im Beitrag Notion: Ebene 1 - Input / Second Brain Ansatz (Datenbanken) beschrieben.
Aufgaben im Prozess
Auf der Ebene 2 findet die Planung und Weiterverarbeitung (Planning und Processing) der Einträge des Second Brains statt.
Die Einträge aus der Datenbank "Second Brain" werden dabei in die Datenbank "Aufgabe / Tasks" überführt und die "Notizen" in "Aufgaben" umgewandelt. Die Aufgaben werden entsprechenden Projekten oder Fokusfeldern zugeordnet. Während der Bearbeitung der Aufgaben verändert sich der Status, sodass im Alltag ersichtlich wird, ob eine Aufgabe bereits begonnen wurde, noch aussteht oder bereits erledigt ist.
Die Aufgaben sind in einem klassichen Kanban-Board aufgeführt. Dies besteht aus insgesamt sechs Spalten, wobei vier davon im Alltag relevant sind.
Spalte 1: Backlog
Im Backlog landen generell Aufgaben, die zu erledigen sind, die aber gerade keine Priorität haben. Die Ansicht erfolgt in einer Tabelle und umfasst eine Vielzahl von Einträgen. Wenn sich meine Aufgabenliste leert, wird sie mit Aufgaben aus dem Backlog ergänzt und die Aufgaben kommen von der Spalte "Backlog" in die Spalte "To-Do", der ersten Spalte, die im Alltag eine aktive Rolle spielt.
Auch checke ich regelmäßig, ob Aufgaben aus dem Backlog relevant geworden sind. Hier kann auch eine "Reminder-Funktion" genutzt werden, wodurch die Aufgabe aus dem Backlog zum gewünschten Zeitpunkt wieder vorlgelegt wird.
Im Backlog unterscheide ich außerdem noch einmal in "Backlog: Aufgaben ohne Projekt" und "Backlog: Aufgaben mit Projekt". Dies erfolgt, da ich Aufgaben teilweise spontan direkt in das Backlog der Aufgabenliste eintrage. Ein Attribut der Einträge ist "Projekt". In der Eile des Alltags, formuliere ich jedoch nur eine kurze Notiz, ohne ein Projekt zuzuordnen, dies erfolgt dann erst bei der Überführung in den Status "To-Do". Die Liste "Backlog: Aufgaben ohne Projekt" ist für diese schnellen Einträge angelegt, wird jedoch regelmäßig bearbeitet, sodass alle Aufgaben in der Tabelle "Backlog: Aufgaben mit Projekt" angezeigt werden.
Spalte 2 und 3: To-Do / Doing
In der Spalte To-Do landen Aufgaben, die eine zeitliche Dringlichkeit haben oder die ich in den nächsten Tagen angehen möchte. Diese Spalte fungiert als meine akuelle Aufgabenliste, der ich mich zuwende und die mich durch meinen Alltag begleitet. Dort landen verschiedenste Einträge; vom "Hören einer Podcastfolge X" über "Termin Y vereinbaren" oder "Blogbeitrag Z schreiben" und "Lies dieses PDF".
Die Spalte Doing beinhaltet dann die aktiven Aufgaben, die ich gerade bearbeite. Hier ist die Trennung im Alltag teilweise nicht ganz scharf, da es hier eher um den Aspekt "Sichtbarkeit im Team" geht.
Generelle bieten diese beiden Spalten aber eine gute Übersicht über die Aufgaben, denen ich mich gerade aktiv zuwende und die ich aktuell bearbeite. Ich bekomme einen guten Überblick, was mich gerade beschäftigt, wie viel Aufwand dies bedeutet und wo ich gerade meine Priorität setze. Im Zweifel kann ich dann nachjustieren oder weiter machen wie geplant.
Spalte 4: Follow Up
In der Spalte Follow Up landen Aufgaben, die noch nicht vollständig bearbeitet sind und bei denen ich z.B. auf Rückmeldung von anderen warte. Wenn ich diese Feedback erhalten habe, landen sie ggf. wieder in Spalte 2 To-Do oder 3 Doing, sobald ich wieder aktiv an ihnen arbeiten kann. Dies betrifft häufig Vorgänge, bei denen ich zum Beispiel auf eine Mail oder einen Anruf warte, oder erst in der kommenden Woche einen Termin habe.
Spalte 5: Done
In der Spalte Done landen die Aufgaben, wenn sie schließlich erledigte sind. Sie dient als Übersicht und "Motivationsstütze" der vollständigen Aufgaben. Diese Spalte wird regelmäßig aussortiert. Mit einem Klick werden die Aufgaben am Ende einer Woche in das "Archiv" verschoben und verlassen entgültig den aktiven Aufgabenbereich.
Spalte 6: Archiv
Die Spalte Archiv wird nicht aktiv angezeigt, sie dient ausschließlich der Aufbewahrung aller Aufgaben. Dies stellt sicher, das alle Aufgaben immer noch im System auffindbar sind, da in ihnen teilweise Details notiert sind.
Aufgaben im Detail
Eine Aufgabe an sich kann ebenfalls weitere Information beinhalten.
Innerhalb der Aufgabe kann bereits ein Link zu einem Eintrag des "Second Brains" notiert sein. Wenn ich einen Artikel lesen möchte, finde ich den Link dazu in der Aufgabe und werde zum gespeicherten Inhalt weitergeleitet. Im Zweifel ist der Artikel auch im Eintrag des Second Brains gecrawlt worden und liegt dort als Kopie vor.
Ebenfalls können weitere Information direkt in der Aufgabe notiert werden, z.B. die Telefonnummer des Ansprechpartners, Notizen zum aktuellen Anliegen oder ein Link zum bisherigen Verlauf des Vorgangs.
Hier zeigt sich der Vorteil des Gesamtsystems; ich habe alle Informationen zur Aufgabe direkt zur Hand und muss mir keine Informationen aus anderen Quellen (handschriftliche Notizen, Links in den Lesezeichen des Browsers oder Notizen in anderen Apps) zusammen suchen.
Ebenfalls habe ich den Eintrag im Second Brain mit einer Aufgabe verknüpft und weiß, ob ich das Informationsschnippsel bereits weiter verarbeitet habe oder wie der Status der Aufgabe derzeit ist.
Klassisches Kanban-Board - Overkill oder auch privat nützlich?
Das System funktioniert für mich persönlich sehr gut, da ich alle Aufgaben in einer zentralen Liste, übersichtlich nach "Projekten" und Dringlichkeit aufgeführt habe. Im Backlog habe ich außerdem eine Übersicht aller noch nicht priorisierter Einträge, die nach und nach in den aktiven Status konvertiert werden.
Der Status der Aufgaben und die Reminder-Funktion informiert mich über die Dringlichkeit von Aufgaben und hilft mir bei der Bewertung und Priorisierung im Alltag.
Die Statusänderung ist außerdem ein ausgeichneter Motivator, da ich im Alltag merke, dass ich mit den Aufgaben vorankomme und sehe, wie sich diese mit der Zeit verändern. Dabei ist es von besonderem Vorteil, dass auch kleinere Schritte dargestellt werden können (Statusänderung in Follow Up) und sich die Anzahl der kleinen Erfolgserlebnisse so steigert.
Besonders der Status "Follow Up" hilft mir persönlich, um zu erkennen, ich habe soweit alles erledigt und bin nun auf den Input oder das Feedback anderer angewiesen. Dies entlastet meinen Kopf und macht kognitive Energie für andere Aufgaben frei.
Insgesamt funktioniert das System mit der effektiven Verknüpfung von den Einträgen aus dem "Second Brain" in aktive Aufgaben, das Monitoring von Prioritäten und des Status sowie die nachhaltige Dokumentation direkt in den Aufgaben oder dem Verweis auf andere Quellen im System für mich sehr gut. Wichtig ist eine Nutzung mit Augenmaß; der Status einer Aufgabe kann auch erst am Abend oder ein paar Tage später geändert werden; solange das System einen positiven Nutzen im Alltag bietet und nicht die Pflege das Systems zum Hauptaufwand wird, bietet es viele Vorteile im Alltag.