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Geschrieben von: Moritz Conjé

Kategorie: Work-Life-Flow

Veröffentlicht: 11. April 2023

Einleitung

In der heutigen Welt ist es unerlässlich, Informationen schnell und einfach zu organisieren und abzurufen. Der "Second Brain Approach" ist eine Methode, um Informationen digital zu sammeln und zu strukturieren. In diesem Blogbeitrag beschreibe ich, wie ich die App Notion verwende, um im "Second Brain Approach" meine täglichen Aufgaben zu erledigen und Inhalte, Ideen und Gedanken zentral und verknüpfbar zu notieren.

Wer mehr über den "Second Brain Approach" erfahren möchte, findet bei Tiago Forte (fortelabs.com) eine ausführliche Beschreibung seiner Arbeitsweise und Methodik.

Strukturierung von Inhalten

Notion bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Organisation von Informationen. Ich habe meine Inhalte in Masterdatenbanken organisiert, um sie schnell durchsuchen und filtern zu können. Für jeden Inhalt, den ich mir für später oder in einem anderen Kontext merken möchte, erstelle ich einen Eintrag in der Datenbank. Der Eintrag enthält Tags, um das Auffinden und die Gruppierung von Inhalten zu erleichtern. Darüber hinaus nutze ich Notions Verknüpfungsfunktionen, um Beziehungen zwischen verschiedenen Inhalten herzustellen. Außerdem kann ich eine kurze Notiz zum Link in einem freien Textfeld notieren.

Diese Struktur ermöglicht mir, alle Inhalte, die mich interessieren, an einem Ort in einer App zu speichern. Egal ob es sich um eine Website, einen Artikel, einen Blogbeitrag, ein Video oder einen Podcast handelt - alle Links werden in einer Masterdatenbank gespeichert. So behalte ich den Überblick über meine gespeicherten Inhalte, unabhängig davon, auf welcher Plattform ich den Inhalt gefunden habe.

Durch Tags lassen sich alle Einträge leicht thematisch gruppieren. Anhand der Verknüpfungen und Verweise einzelner Einträge untereinander kann ich auch nachträglich leicht den Kontext der Notizen erkennen.

Die Gruppierung der Einträge erfolgt auf thematischen Kategorieseiten. Sie beinhalten alle Einträge eines bestimmten Tags der Masterdatenbank. Dadurch kann ich schnell und einfach auf alle verfügbaren Informationen zu einem bestimmten Thema zugreifen. Mehr zur Struktur und Konzeption hier...

Verwendung von Vorlagen

Notion bietet viele Vorlagen, die es erleichtern, Inhalte schnell und einfach zu erstellen. Ich habe Vorlagen für Blogposts, Projekte und To-Do-Listen verwendet. Diese Vorlagen haben mir Zeit gespart und es mir ermöglicht, mich auf den Inhalt zu konzentrieren, anstatt mich um die Struktur zu kümmern.

Einkaufs- und Rezeptliste

Inzwischen habe ich eine Einkaufsliste erstellt, die anhand der Einrichtung des Supermarktes organisiert ist. Für jede Abteilung (Frische, Brot und Gebäck, Tiefkühlprodukte, Non-Food-Artikel, Getränke...) habe ich im Laufe der letzten Wochen mehr und mehr Artikel hinzugefügt. Mittlerweile habe ich alle Standard-Artikel eingetragen, die ich bisher jedes Mal manuell auf einen Zettel geschrieben habe. Vor dem Einkauf definiere ich per Checkbox, was ich diesmal benötige.

Die Einkaufsliste ist auch mit der Liste meiner Rezepte verknüpft, die sich in den letzten Wochen ebenfalls kontinuierlich gefüllt hat. Auf der Liste der Zutaten für jedes Rezept kann ich die benötigten Zutaten direkt in meine Einkaufsliste übertragen. So kann ich einfach ein Gericht auswählen und habe direkt die notwendigen Zutaten auf meiner Einkaufsliste, bevor ich zum Einkaufen gehe oder währenddessen.

Projektplanung: Planung von umfangreicheren Aufgaben

Um unseren Schrebergarten zu planen, haben wir in diesem Jahr einen kleinen Projektplan erstellt, da noch viele Aufgaben zu erledigen waren. Dazu gehörte der Bau einer Terrasse und die Aufstellung eines Wassertanks, die Anzucht von Pflanzen und die Anlage neuer Beete.

Aufgaben können in Notion abhängig voneinander eingeplant und in einem Zeitstrahl dargestellt werden. Dadurch verschieben sich Folgeaufgaben automatisch, je nachdem, ob die aktuelle Aufgabe erledigt ist oder nicht.

Außerdem haben wir ein kleines Wiki angelegt, in dem wir unsere Ergebnisse, Erfolge und Misserfolge notieren, um daraus für die nächste Saison zu lernen. PS: In diesem Jahr werden die Bodenbeete durch Schichtbeete ersetzt, da der Boden für viele Pflanzen zu lehmig und hart ist.

Auch die Erstellung meiner Website ging durch die Aufstellung eines kleinen Projektplans deutlich schneller von der Hand. Nach der Übersicht der Aufgaben war sie schnell umgesetzt, nachdem ich sie zuvor lange Zeit nur in meinem Kopf konzipiert hatte.

Fokusthemen: alles an seinem Platz

Wie oben bereits beschrieben, filtere ich meine Master-Datenbank anhand von Themen. Dadurch erstelle ich vorsortierte Streams oder Fokusseiten, auf denen die jeweiligen Inhalte zusammengetragen werden.

So behalte ich den Überblick über meine Hobbies und Interessen und kann mich konzentriert einem Thema widmen, ohne lange Inhalte aus verschiedenen Quellen und von verschiedenen Plattformen zusammen suchen zu müssen.

Zusammenarbeit und Teilen von Inhalten

Notion ermöglicht es, Inhalte einfach zu teilen und zusammenzuarbeiten. Ich habe zum Beispiel meine Notion-Datenbanken mit Teilen meiner Familie geteilt. So können wir unabhängig voneinander die Einkaufsliste im Laden abhaken und sind schneller mit den Erledigungen fertig.

Auch in privaten Projekten können wir uns gegenseitig Aufgaben zuordnen und einfach Ideen austauschen und notieren. Eine Timeline mit Abhängigkeiten erleichtert uns den Überblick, welche Aufgabe als nächstes ansteht und welche weiteren von ihr abhängen. Gerade bei der Organisation der Gartenarbeit und Gartenplanung war dies in den letzten Wochen eine große Hilfe, um unsere Pläne für dieses Jahr umzusetzen.

Fazit

Notion ist ein leistungsstarkes Tool, um den Second Brain Approach umzusetzen und Inhalte zu organisieren. Die Verwendung von Datenbanken, Vorlagen und Verknüpfungen hat mir geholfen, meine Inhalte schnell und einfach zu finden und zu bearbeiten.

Einarbeitung und Strukturierung zeitaufwändig

Die Konzeptionierung und strukturelle Umsetzung meines Systems erforderte etwas Einarbeitungszeit. Die Lernkurve ist steil und sorgt manchmal für frustrierende Momente. Wenn man jedoch die Grundfunktionen und Systemantik verstanden hat, lassen sich hilfreiche Datenbanken und Funktionen einrichten.

Während der Umsetzung muss man sich außerdem ausreichend Zeit zur strukturellen Konzeption und die Definition seiner Anwendungsfälle nehmen.

Wenn man dies macht, hat man mittelfristig ein effektives und hilfreiches System aufgesetzt.

Hilfreiche Community uns Support

Ein großer Vorteil ist die lebendige Community auf Reddit (r/Notion). Hier kann man ohne Bedenken seine Fragen stellen und findet bereits viele Lösungen zu bereits geposteten Problemen.

Auch der Support antwortet in der Regel zeitnahe und ist hilfreich.

Multi-Device Synchronisierung (Cloud)

Da Notion eine Cloud-Anwendung ist, synchronisieren sich die Inhalte geräteübergreifend. Für jedes System (Android, WIN, iOS, MAC OS) gibt es eine entsprechende Anwendung. Auch die Webanwendung lässt sich gut bedienen. Ich nutze die Anwendung auf meinem Galaxy S10+, einem Windowsrechner und meinem Tab S8 Ultra.

Bedienung teilweise etwas träge und fehleranfällig

Während meiner Nutzung hatte ich zu Anfang einige Probleme bei der Nutzung der Android-App, sobald ich eine Maus und ein Tastatur an mein Tablet anschlossen hatte. Dort sprang der Cursor bei der Bearbeitung teilweise aus dem Text, wodurch der gesamte Absatz markiert wurde; beim nächsten Tastenanschlag wurde dieser daraufhin gelöscht und durch die aktuelle Tastatureingabe ersetzt. Dies war sehr ärgerlich, da auch die “Schritt-zurück” Funktion bisher nicht gut funktioniert. Lediglich eine sich langsam synchronisierende Seitenhistorie konnte ein paar Inhalte noch retten. Andere waren tatsächlich unwiederbringlich verloren. Seit ein paar Wochen hat sich dies aber deutlich gebessert.

Back-Up Funktion vorhanden, aber…

Es gibt auch eine manuelle Back-Up Funktion. Diese generiert eine *.rar-Datei mit *.md-Dateien (Nur-Text-Dokument). Ich konnte bisher ein Backup erstellen, jedoch die rar-Datei nicht öffnen, da einige Dateipfade zu lang sind. Auch der Support konnte bisher nicht helfen. Somit bleibt ein ungutes Gefühl, dass meine Dateien nur auf den Servern von Notion existieren.

Empfohlen für…

Ich kann Notion jedem empfehlen, der eine Methode sucht, um die Vielzahl von Informationen zu verschiedenen Themen in seinem Alltag zu organisieren und für sich nachhaltig abrufbar zu machen.

Disclaimer: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung der NotionAI erstellt.

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Geschrieben von: Moritz Conjé

Kategorie: Work-Life-Flow

Veröffentlicht: 03. Februar 2023

Auf der Suche nach einem System zur Selbstorganisation bin ich im Verlauf der Recherche auf den “Second-Brain-Approach” von Tiago Forte (fortelabs.com/blog) gestoßen. Dieser Ansatz bietet mir grundlegend die Funktionen, welche ich suchte.

Weiterlesen: Mit dem Second Brain Approach zu mehr Ruhe

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Geschrieben von: Moritz Conjé

Kategorie: Work-Life-Flow

Veröffentlicht: 16. Januar 2023

In den letzten Jahren, während des Studiums und auch im Berufsalltag waren Notizbücher meine ständigen Begleiter. Sie waren schnell zur Hand und ich konnte mir kurze Notizen machen oder eine kleine Skizze anfertigen; außerdem mochte ich die Haptik des Papiers und Einbands und liebte es, mit dem Stift in der Hand zu jonglieren und nachzudenken.

Mit der Zeit hatten sich einige Bücher und Hefte angesammelt, manche davon nur auf den ersten Seiten beschrieben, andere voller Notizen und ergänzt mit losen Notizzetteln, aufgeklebten Post-Its, eingesteckten Büroklammern und Haftstreifen zum Markieren von Seiten. Manche thematisch sortiert, andere mit einer Vielzahl von losen Gedanken, Ideen und Skizzen.

Eines hatten Sie jedoch alle gemeinsam; irgendwann wanderte jedes Buch ins Regal und wurde lange Zeit nicht mehr angefasst.

Besonders wenn die Bücher und Hefte mehrere Themen beinhalteten, war es schwer, die Zusammenhänge und Querverweise nach langer Zeit nachzuvollziehen. Auch wenn sich ein Thema über mehrere Bücher erstreckte, war es schwer, diese wieder sinnvoll zusammen zu führen. Außerdem war unterwegs häufig nicht immer das richtige Buch zur Hand, sodass ich auch dadurch die Inhalte immer weiter verstreuten. Dadurch wurde die Suche von Inhalten mit der Zeit immer mühevoller und zur echten Detektivarbeit. Ein weiteres Feature, dass dem analogen Medium fehlte; eine Erinnerungsfunktion oder Alarm, der auf Termine oder Fälligkeiten hinwies.

Mir ging eine Vielzahl von Informationen und potenzielle Synergien verloren. Auch die Vielfalt an Hobbies und Interessen wuchs mit der Zeit immer weiter oder veränderte sich.

Organisations-Tools im Arbeitsalltag ganz normal

Im Arbeitsalltag sind Tools für die Organisation von Projekten, der Zusammenarbeit mit Kollegen und dem Aufbau einer Wissensdatenbank ganz normal. Dazu stehen verschiedene Tools zur Verfügung wie zum Beispiel Confluence und JIRA von Atlassian. Eine zentrale Übersicht der Aufgaben und eine flexible Wissensdatenbank erleichtern den Arbeitsalltag enorm.

Nun stand ich auch privat vor der Herausforderung, Interessen, Notizen und Hobbies, sowie die täglichen Aufgaben sinnvoll und einheitlich zu organisieren. Im Alltag stoße ich ständig durch Empfehlungen von Samsung FREE oder der Google Discover verschiedenen Plattformen wie YouTube, Reddit und den beruflichen Netzwerken auf interessante Informationen, werde von Beiträgen inspiriert oder möchte kurz einen spontanen Gedanken notieren.

Mehr als nur Notizen: Anspruch und Anforderungen an die Selbstorganisation im Alltag

Bisher habe ich für persönliche Notizen verschiedenste Formate und Medien ausprobiert: physische Notizbücher, die sicherlich einigen Charm haben, aber eben analog sind und in denen man schlecht referenzieren, strukturieren oder suchen kann. Für Skizzen und Mockups eignen sie sich hingegen sehr gut und lassen sich intuitiv nutzen.

Ein weiteres Medium sind natürlich diverse digitale Apps oder Tools, wie die Notizen-App auf dem Samsung oder Mac-Book, Tabellen/Spreadsheets in der Cloud von Google oder Microsoft. Diese bieten verschiedene Vorteile wie Rechenfunktionen und Auswertungsvisualisierung oder die Angabe eines Status. Auch Anwendungen wie “Pocket” habe ich zeitweise genutzt, jedoch konnte sich das Tool im Alltag nicht etablieren und ich nutzte es immer weniger.

Mit meinen Kalendern bin ich mittlerweile auf eine selbst gehostete Version von OwnCloud umgestiegen und bin sehr zufrieden damit.

Weitere selbst gehostete Software wie MediaWiki oder auch OnlyOffice habe ich ebenfalls ausprobiert, sie waren für meine Zwecke aber nicht geeignet.

Auch die private Nutzung von Confluence und JIRA habe ich per Test-Account kurzzeitig ausprobiert. Allerdings ist eine der größten Anforderungen an ein Tool die Verwendung von durchsuchbaren und filterbaren Tabellen und Datenbanken. Dies ist bei Confluence nur durch den Einsatz von (kostenpflichtigen) Erweiterungen möglich.

Herausforderung: unzählige Quellen, verschiedene Notizspeicher, eine Vielzahl an Interessen

Anhand der Erfahrung aus den letzten Jahre, ergaben sich für mich folgende Herausforderungen:

• es gibt eine Vielzahl an Quellen die mich im Alltag begleiten und mir Informationen in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung stellen
• bisher habe ich analoge handschriftliche Notizen, Textdateien und Cloud-Anwendungen genutzt. Verschiedene Informationen zum gleichen Thema liegen also an verschiedenen Orten.
• meine Interessen sind vielfältig, teilweise haben sie Berührungspunkte, teilweise stehen sie für sich alleine

Anforderungen an das System

An das technische System ergeben sich für mich folgende Anforderungen:

• es muss ein digitales System, dass alle Informationen zentral verfügbar macht
• es muss dabei leicht durchsuchbar sein (Suchfunktion, Indexierung o.ä.)
• es muss geräteübergreifende Nutzung ermöglichen (Desktop und mobile Geräte - um die Synergien zu nutzen)
• man muss aus verschiedensten Quellen-/Plattform und Anwendungen Inhalte erstellen können (kompatible mit allen Informationskanälen)
• es muss die Möglichkeit geben die erstellen  Inhalte mit Mehrwert zu versehen (Verlinkung der Inhalte untereinander, Übertrag auf andere Themen, Kategorisierung von Inhalten, Erstellung von Notizen)
• es muss hochgradig anpassbar sein (eigene Integration von Filtern, Kategorien und Rastern, verschiedene Darstellungsoptionen der Inhalte je nach Bedarf)
• es muss Multi-User-fähig sein (gleichzeitige Nutzung mit 2+x Nutzern und gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten und Inhalten, Arbeit im Team)
• es muss die Möglichkeit bieten verschiedener Mediadaten hochzuladen (Bild, Video, Audio)
• es muss eine Art von Projektmanagement abbilden können (Kanban-Board, Status-Anzeige, Fälligkeitsdatum, Verantwortlichkeit etc.) 

Mit diesen Überlegungen begann meine Reise durch das Thema Selbstorganisation, der ich noch immer interessiert folge.

Vor der Wahl des Tools lernte ich viel über verschiedene Ansätze der Selbstorganisation; warum für meine alltäglichen Bedürfnisse der "Second-Brain-Approach" die bisher am besten geeignete Methode ist und mit welchem Tool ich diesen derzeit am umsetze, berichte ich in diesem Beitrag: "Mit dem Second-Brain-Approach zu mehr Ruhe".

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Geschrieben von: Moritz Conjé

Kategorie: Work-Life-Flow

Veröffentlicht: 05. Januar 2023

Mitte 2022 habe ich mich entschieden ein Tablet zu kaufen um zu sehen, ob mir das Gerät im Alltag einen Mehrwert bei den täglichen Aufgaben bringen würde. Ich hatte vor Jahren bereits ein iPad besessen, dessen Software war aber nicht mehr mit aktuellen Apps und ebenfalls nicht mit der Windows/Android-Umgebung kompatible, die ich mittlerweile verwendete.

Als das Samsung Tab S6 lite im Angebot war, nutzte ich die Chance und kaufte mir ein Gerät; es war nicht zu teuer und hatte die richtige Größe, um es im Alltag auszuprobieren. Ich merkte schnell, dass ich das Tablet für viele Aufgaben im täglichen Verlauf verwendete.

Dabei konnte es genau die Lücke zwischen Handy und Laptop schließen.

Wo ein Handy zu klein und umständlich zu bediene war, bot der Bildschirm des Tablets genug Platz, um die Anwendung gut bedienen zu können. Die Eingabe per Stift mit Schrifterkennung ermöglicht eine intuitive Bedienung und die schnelle Eingabe von Notizen und Ideen. Auch Skizzen und Schaubilder ließen sich so gut und im gewohnten Handling erstellen. Das Tablet ist dabei leistungsstärker als das Smartphone und bieten mir daher bessere Möglichkeiten für die produktive Arbeit.

Gegenüber dem Laptop ist das Tablet schnell einsatzbereit und aktiviert, das System und die Apps starten zügig und zuverlässig. Wenn ich an längeren Texten arbeite, sind Tastatur und Maus per Blutooth schnell angeschlossen und bieten ein optimales Eingabeerlerbnis.

Etabliert und Potenzial erkannt - Upgrade

Während der intensiven und kurzen Testphase hat sich die Nutzung des Tablets bereits im Alltag etabliert. Die Schwächen des Modells führten schnell zu einem Upgrade in eine neueres Modell - dem Tab S8 Ultra.

Hier kann nun per DeX-Mode ein zusätzlicher Monitor verwendet werden, auf dem die Anwendungen laufen könnten, während die Touchfunktion des Tablets erhalten bleibt. Diese Funktion lässt die Grenzen zum Laptop/Convertable weiter verschwimmen. Der größte Vorteil ist die absolute Lautlosigkeit des Geräts, kein Lüfter springt an und keine Festplatte klackert.

Natürlich ist das Gerät auch optimal für die abendliche Unterhaltung geeignet und bietet sich zum Konsum von Serien, Filmen und auch Spielen (Cloud-Streaming und Emulation) an. Dies hat dazu geführt, dass ein weiteres Gerät in den Fokus der Aufmerksamkeit geraten ist, der Smart TV; wie lange er seine Funktion noch rechtfertigen kann, bleibt abzuwarten ;-)

Samsungs System Synergien

Ein weiterer großer Vorteil sind die Synergien innerhalb des Samsung-Systems mit Tablet - Smartphone und Windowsrechner.

So lässt sich das Tablet als Zweitmonitor am Latop / Rechner nutzen (Screensharing/SuperDisplay) und erhält dabei seine Touch-Funktion. Somit kann ich das Gerät als Grafiktablet mit Photoshop verwenden.

Per Samsung Flow lassen sich außerdem Dateien einfach zwischen allen Geräten versenden. Der größte Vorteil ist dabei, dass auch die Zwischenablage geteilt werden kann. Zum Beispiel steht markierter und kopierter Text vom Handy auch direkt auf dem Tablet und Windowsrechner zur Verfügung. Dies ist besonders praktisch, wenn man die Texterkennung der Smartphone-Kamera nutzt. Beim Lesen von Büchern können so längere Zitate einfach per Handy abfotografiert werden, in der App durch Schrifterkennung in markierbaren Text umgewandelt werden und per Strg-C auf allen Geräten geteilt werden. Gerade beim lesen von Fachbücher, hat mir dies die Erstellung von Notizen stark erleichtert.

Fazit

Zusammengefasst ist das Tablet im Alltag mittlerweile mein ständiger mobiler Begleiter; es ist schnell zur Hand bietet eine sehr intuitive Bedienung und lässt sich schnell für aufwendigere Eingaben durch externe Hardware erweitern. Die intensive und produktive Nutzung geht dabei Hand in Hand mit der Etablierung eines persönlichen “Projektmanagement”-Tools, zur Strukturierung der täglichen Aufgaben, vielfältiger Freizeitprojekte und Hobbies sowie der Familienorganisation. Hier geht es zum ersten Teil auf dem Weg zum privaten Organisationstool.

Nutzung Samsung Synergien & WIN10 Umfeld

• sehr gut Kompatibilität mit Win10-Rechnern
• als Zweitmonitor geeignet (modelabhängig)
• als Zeichen- / Schrifttablet geeignet (modelabhängig)
• Samsung Flow: einfaches kopieren von Dateien, Texten, der Zwischenablage zwischen den Geräten

Schnelle Nutzung und Eingaben

• gute Handschrifterkennung (bei Bedarf Umwandlung in Text)
• sehr guter Stift (S Pen)
• DeX Mode: Tablet kann mit Tastatur und Maus (ggf. weiterer Peripherie) an einem Monitor als "Laptop” verwendet werden.

Größte Einschränkung

• bisher nur Nutzung von Apps, keine dedizierte Software installierbar (keine *.exe), da weiterhin Android als OS läuft. Die ONE UI 5.0 ist aber bereits sehr gut angepasst