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- Geschrieben von: Moritz Conjé
- Kategorie: Work-Life-Flow
In diesem Beitrag beschreibe ich die zweite Ebene meines Organistationssystem, welches insgesamt aus drei Ebenen besteht, die ich im Beitrag Notion: 3 Ebenen - Input, Planung und Weiterverarbeitung, Output grundlegend beschrieben haben.
Wie mein System zur initialen Erfassung von Notizen und diversen Weblinks aussieht, habe ich im Beitrag Notion: Ebene 1 - Input / Second Brain Ansatz (Datenbanken) beschrieben.
Aufgaben im Prozess
Auf der Ebene 2 findet die Planung und Weiterverarbeitung (Planning und Processing) der Einträge des Second Brains statt.
Die Einträge aus der Datenbank "Second Brain" werden dabei in die Datenbank "Aufgabe / Tasks" überführt und die "Notizen" in "Aufgaben" umgewandelt. Die Aufgaben werden entsprechenden Projekten oder Fokusfeldern zugeordnet. Während der Bearbeitung der Aufgaben verändert sich der Status, sodass im Alltag ersichtlich wird, ob eine Aufgabe bereits begonnen wurde, noch aussteht oder bereits erledigt ist.
Die Aufgaben sind in einem klassichen Kanban-Board aufgeführt. Dies besteht aus insgesamt sechs Spalten, wobei vier davon im Alltag relevant sind.
Spalte 1: Backlog
Im Backlog landen generell Aufgaben, die zu erledigen sind, die aber gerade keine Priorität haben. Die Ansicht erfolgt in einer Tabelle und umfasst eine Vielzahl von Einträgen. Wenn sich meine Aufgabenliste leert, wird sie mit Aufgaben aus dem Backlog ergänzt und die Aufgaben kommen von der Spalte "Backlog" in die Spalte "To-Do", der ersten Spalte, die im Alltag eine aktive Rolle spielt.
Auch checke ich regelmäßig, ob Aufgaben aus dem Backlog relevant geworden sind. Hier kann auch eine "Reminder-Funktion" genutzt werden, wodurch die Aufgabe aus dem Backlog zum gewünschten Zeitpunkt wieder vorlgelegt wird.
Im Backlog unterscheide ich außerdem noch einmal in "Backlog: Aufgaben ohne Projekt" und "Backlog: Aufgaben mit Projekt". Dies erfolgt, da ich Aufgaben teilweise spontan direkt in das Backlog der Aufgabenliste eintrage. Ein Attribut der Einträge ist "Projekt". In der Eile des Alltags, formuliere ich jedoch nur eine kurze Notiz, ohne ein Projekt zuzuordnen, dies erfolgt dann erst bei der Überführung in den Status "To-Do". Die Liste "Backlog: Aufgaben ohne Projekt" ist für diese schnellen Einträge angelegt, wird jedoch regelmäßig bearbeitet, sodass alle Aufgaben in der Tabelle "Backlog: Aufgaben mit Projekt" angezeigt werden.
Spalte 2 und 3: To-Do / Doing
In der Spalte To-Do landen Aufgaben, die eine zeitliche Dringlichkeit haben oder die ich in den nächsten Tagen angehen möchte. Diese Spalte fungiert als meine akuelle Aufgabenliste, der ich mich zuwende und die mich durch meinen Alltag begleitet. Dort landen verschiedenste Einträge; vom "Hören einer Podcastfolge X" über "Termin Y vereinbaren" oder "Blogbeitrag Z schreiben" und "Lies dieses PDF".
Die Spalte Doing beinhaltet dann die aktiven Aufgaben, die ich gerade bearbeite. Hier ist die Trennung im Alltag teilweise nicht ganz scharf, da es hier eher um den Aspekt "Sichtbarkeit im Team" geht.
Generelle bieten diese beiden Spalten aber eine gute Übersicht über die Aufgaben, denen ich mich gerade aktiv zuwende und die ich aktuell bearbeite. Ich bekomme einen guten Überblick, was mich gerade beschäftigt, wie viel Aufwand dies bedeutet und wo ich gerade meine Priorität setze. Im Zweifel kann ich dann nachjustieren oder weiter machen wie geplant.
Spalte 4: Follow Up
In der Spalte Follow Up landen Aufgaben, die noch nicht vollständig bearbeitet sind und bei denen ich z.B. auf Rückmeldung von anderen warte. Wenn ich diese Feedback erhalten habe, landen sie ggf. wieder in Spalte 2 To-Do oder 3 Doing, sobald ich wieder aktiv an ihnen arbeiten kann. Dies betrifft häufig Vorgänge, bei denen ich zum Beispiel auf eine Mail oder einen Anruf warte, oder erst in der kommenden Woche einen Termin habe.
Spalte 5: Done
In der Spalte Done landen die Aufgaben, wenn sie schließlich erledigte sind. Sie dient als Übersicht und "Motivationsstütze" der vollständigen Aufgaben. Diese Spalte wird regelmäßig aussortiert. Mit einem Klick werden die Aufgaben am Ende einer Woche in das "Archiv" verschoben und verlassen entgültig den aktiven Aufgabenbereich.
Spalte 6: Archiv
Die Spalte Archiv wird nicht aktiv angezeigt, sie dient ausschließlich der Aufbewahrung aller Aufgaben. Dies stellt sicher, das alle Aufgaben immer noch im System auffindbar sind, da in ihnen teilweise Details notiert sind.
Aufgaben im Detail
Eine Aufgabe an sich kann ebenfalls weitere Information beinhalten.
Innerhalb der Aufgabe kann bereits ein Link zu einem Eintrag des "Second Brains" notiert sein. Wenn ich einen Artikel lesen möchte, finde ich den Link dazu in der Aufgabe und werde zum gespeicherten Inhalt weitergeleitet. Im Zweifel ist der Artikel auch im Eintrag des Second Brains gecrawlt worden und liegt dort als Kopie vor.
Ebenfalls können weitere Information direkt in der Aufgabe notiert werden, z.B. die Telefonnummer des Ansprechpartners, Notizen zum aktuellen Anliegen oder ein Link zum bisherigen Verlauf des Vorgangs.
Hier zeigt sich der Vorteil des Gesamtsystems; ich habe alle Informationen zur Aufgabe direkt zur Hand und muss mir keine Informationen aus anderen Quellen (handschriftliche Notizen, Links in den Lesezeichen des Browsers oder Notizen in anderen Apps) zusammen suchen.
Ebenfalls habe ich den Eintrag im Second Brain mit einer Aufgabe verknüpft und weiß, ob ich das Informationsschnippsel bereits weiter verarbeitet habe oder wie der Status der Aufgabe derzeit ist.
Klassisches Kanban-Board - Overkill oder auch privat nützlich?
Das System funktioniert für mich persönlich sehr gut, da ich alle Aufgaben in einer zentralen Liste, übersichtlich nach "Projekten" und Dringlichkeit aufgeführt habe. Im Backlog habe ich außerdem eine Übersicht aller noch nicht priorisierter Einträge, die nach und nach in den aktiven Status konvertiert werden.
Der Status der Aufgaben und die Reminder-Funktion informiert mich über die Dringlichkeit von Aufgaben und hilft mir bei der Bewertung und Priorisierung im Alltag.
Die Statusänderung ist außerdem ein ausgeichneter Motivator, da ich im Alltag merke, dass ich mit den Aufgaben vorankomme und sehe, wie sich diese mit der Zeit verändern. Dabei ist es von besonderem Vorteil, dass auch kleinere Schritte dargestellt werden können (Statusänderung in Follow Up) und sich die Anzahl der kleinen Erfolgserlebnisse so steigert.
Besonders der Status "Follow Up" hilft mir persönlich, um zu erkennen, ich habe soweit alles erledigt und bin nun auf den Input oder das Feedback anderer angewiesen. Dies entlastet meinen Kopf und macht kognitive Energie für andere Aufgaben frei.
Insgesamt funktioniert das System mit der effektiven Verknüpfung von den Einträgen aus dem "Second Brain" in aktive Aufgaben, das Monitoring von Prioritäten und des Status sowie die nachhaltige Dokumentation direkt in den Aufgaben oder dem Verweis auf andere Quellen im System für mich sehr gut. Wichtig ist eine Nutzung mit Augenmaß; der Status einer Aufgabe kann auch erst am Abend oder ein paar Tage später geändert werden; solange das System einen positiven Nutzen im Alltag bietet und nicht die Pflege das Systems zum Hauptaufwand wird, bietet es viele Vorteile im Alltag.
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- Geschrieben von: Moritz Conjé
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Seit ein paar Monaten arbeite ich konstant an meinem persönlichen Organisationssystem. Mittlerweile habe ich einen etablierten Ablauf für digitale Inhalte von verschiedenen Plattformen und Devices. Dies Inhalte werden zentral gesammelt, weiterverarbeitet und nachhaltig in einer Wissensdatenbank gespeichert - angelehnt ist dies am PARA-Ansatz (PARA-Like Notion Workflow).
Der Grund aus dem ich mich mit der Erstellung dieses Systems beschäftigt habe, waren eine Vielzahl von Notizbüchern, in denen verstreute Information zu vielfältigen Themen vermerkt waren. Der größte Nachteil war besonders die geringe “Prozessierbarkeit” der Information (Organistaionstool für den Alltag).
ePaper Tablet: Handschrift nah am Original
Ein Vorteil des Systems mit Notizbüchern kann das “Digitale Systems” bisher nur unzureichend abbilden - das intuitive Schreiben mit einem Stift und das haptische Gefühl bei der Erstellung der Notizen. Mit dem reMarkable 2, einem e-Ink Tablet, wird eine sehr guter Ansatz geboten, der mir sehr gut gefällt. Das Schreibgefühl mit dem Marker Plus ist sehr angenehm und fördert das ablenkungsfreie Schreiben.
Ein Aspekt der aber auch hier fehlt, ist das Umblättern und das schnelle hin und her springen zwischen den Seiten, sowie das Geräusch und der Geruch von Papier. Das Aufklappen eines Moleskine, mit dem schwarzen Ledereinband, das Zurückstreifen des Gummibands, das glattstreichen der Seite und die Möglichkeit einen Bleistift, Füller oder Kugelschreiber zu nutzen, macht einen Teil des Erlebnis aus.
Digital Pen: echter Stift und echtes Papier - mit den Vorteilen des Digitalen
Anstatt das Medium Papier durch ein eTablet zu ersetzen, verfolgt Nuwa Pen (nuwapen.com) den Ansatz, mit einem analogen Stift auf analogem Papier zu schreiben. Einen ähnlichen Ansatz verfolgt auch Moleskine mit dem "Smart Writing System / moleskine.com". Moleskin benötigt neben dem Stift jedoch auch spezielle (Moleskine-) Bücher, anhand derer sich der Stift durch ein unsichtbares Raster auf den Seiten orientiert. Mit dem System von Nuwa Pen, soll in jedem beliebigen Notizbuch geschrieben werden können. Die Handschrift Erkennung erfolgt in der App. Beide Systeme unterstützen die Features “Durchsuchbarkeit” und “Digitalisierung der Handschrift”.
Nuwa Pen entwickelt damit den bisher unabhängigsten Ansatz eines analogen Notizsystems mit digitalen Vorteilen. Ich freue mich auf die Erfahrung beim Schreiben. Ende Quartal 1 2024 werden die Geräte aus der Kick-Starter Kampagne / kickstarter.com versendet werden. Das Team berichtet in regelmäßigen Newslettern vom Status des Projektes.
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- Geschrieben von: Moritz Conjé
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Die kostenlose App „Ambie White Noise / microsoft.com“ für Windows sorgt für entspannte Hintergrundgeräusche und soll dadurch den Fokus bei der Arbeit stärken.
Dabei stehen mehr als 25 verschiedene Sounds zur Verfügung; die Besonderheit, drei von Ihnen lassen sich gleichzeitig abspielen und kombinieren. Dabei lassen sich nicht nur die Sounds auswählen, sondern auch jeder Sound in der Lautstärke als auch die Gesamtlautstärke anpassen. So lässt sich ein stimmiges Soundbett gestalten. Ebenfalls kann eingestellt werden, ob weitere Soundquellen zugelassen und gleichzeitig abgespielt werden können.
Weitere Sounds sind gegen eine Gebühr oder per Abo-Modell ebenfalls nutzbar.
Kostenlose Ambient Sounds sind zum Beispiel: Lagerfeuer, Wind, Regen, Vogelgezwitscher oder Meeresrauschen. Auch Bürogeräusche stehen zur Auswahl, so wird das Homeoffice-Erlebnis immersiv um die geschäftigen Kollegen erweitert.
Neben den Geräuschen bietet die App auch die Möglichkeit, einen Pomodoro-Timer zu nutzen. Hier können die Zeitintervalle der Fokusarbeit sowie die darauf folgende Ruhephase in 5-Minuten-Schritten bestimmt werden. Ebenfalls lassen sich die Anzahl der Wiederholungen der Intervalle definieren. In einem kleinen Textfeld kann der Titel der Aufgabe sowie eine Kurzbschreibung optional hinterlegt werden.
Die Sessions (Stories) werden in einer kleinen Übersicht protokolliert. Hier könnte ein Gamefications-Ansatz wie in der Forest-App (iOS + Android / forestapp.cc) für eine Steigerung der Motivation sorgen.
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- Geschrieben von: Moritz Conjé
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Ich freue mich über die Einladung zum LinkedIn Editorial Program und die erste Veranstaltung am heutigen Tag.
LinkedIn ist in den letzten Jahren zu meinem Fokusnetzwerk geworden, in dem ich mich mit interessanten Leuten und Expert:innen verschiedenster Fachgebiete im beruflichen Kontext verknüpfe.
Anfang 2023 habe ich begonnen, selbst kurze Beiträge und Postings zu erstellen, mit dem Ziel, einen Mehrwert für mein Netzwerk zu schaffen oder aus meinem Berufsalltag zu berichten.
Ich freue mich, von den Coaches noch mehr über Potenziale und Möglichkeiten zu erfahren.
Infoseite zum LinkedIn Editoral Program (extern).
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- Geschrieben von: Moritz Conjé
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Im beruflichen Kontext arbeite ich seit Jahren mit den Produkten von Atlassian. Dabei wird Confluence als Wiki und Dokumentationssystem um Informationen im Team und den Kollegen verfügbar zu machen und JIRA als Aufgaben-Tool und für die Projektplanung eingesetzt.
Ein Feature welches mir bisher gefehlt hatte wurde im zweiten Quartal 2023 von Atlassian angekündigt und steht demnächst zur Verfügung - die Funktion “Datenbanken”; atlassian.com - Anmeldung Beta-Phase (atlassian.com).
Bei der Umsetzung meines Privaten Notiz- und Organisationstools war dieses Feature so relevant, dass ich mich für die Nutzung des Tools Notion entschieden habe, welches bereits Datenbanken integriert hatte. Für die Erstellung meines “Second-Brain-Ansatzes” waren diese für mich unerlässlich.
Atlassian: Marketplace und Plug-Ins
Im Marketplace von Confluence gab es bisher die Erweiterung Orderly Databases von K15t. Nach einem Foreneintrag (community.atlassian.com) kam der Kontakt mit den Entwicklern zustande und ich traf mich Mitte 2023 zur Vorstellung des Tools per Videokonferenz. Dort wurde mir die damaligen Funktionen präsentiert. Diese waren schon sehr ausgereift, allerdings fehlten von mir priorisierte und wichtige Features, sodass das Tool damals für meine beruflichen Zwecke nicht relevant war.
Übernahme Orderly Databases durch Atlassian
Kurze Zeit später wurde die Weiterentwicklung des Tools sowie die Übernahme von K15t Orderly Databases durch Atlassian bekannt gegeben. Dadurch werden einige der gestellten Anforderungen absehbar lösbar und ich verfolge gespannt die weitere Entwicklung.
Derzeit (Ende Oktober 2023) ist die Anmeldung für das Beta-Programm noch aktiv. Im Backend von Confluence taucht dieses leider noch nicht auf; das Tool wurde bisher leider noch nicht gelauncht. Nach der sehr gelungenen Umsetzung der “Whiteboards (atlassian.com)” (bisher ebenfalls noch in der Beta-Phase) bin ich aber sehr zuversichtlich, das eine sinnvolle und nützliche Integration ebenfalls gelingen wird. Das Potenzial ist riesig.
Native Datenbanken im Atlassian Ökosystem
Damit werden Datenbanken in naher Zukunft ein fester und elementarer Bestandteil von Confluence, der nativ in der Systemarchitektur verankert wird. Ich freue mich auf die (hoffentlich bald startende) Beta-Phase und bin schon sehr gespannt auf die Möglichkeiten, die sich durch das neue Feature bieten.