- Details
- Geschrieben von: Moritz Conjé
- Kategorie: Work-Life-Flow
Bei der Suche nach einem privaten Organisationssystem, habe ich bereits über die Vor- und Nachteile von analogen Notizbüchern und einer digitalen Anwendung berichtet.
Neben den dort genannten Vorteilen eines digitalen Systems, bin ich ein großer Freund von handschriftlichen Notizen. Sie sind für mich intuitiver zu erstellen, besonders in Meetings und Gesprächen; ich kann dort schnell Querverweise erstellen und ergänzende Randnotizen machen; generell ist für mich diese Art der Notizerstellung in alltäglichen Situationen intuitiv umzusetzen.
Ich kann mich inhaltlich besser konzentrieren und leichter denn Gespräch oder dem Gedanken folgen. Außerdem gefällt mir die Ästhetik von handschriftlichen Texten.
Auf meinem Tab S8 Ultra nutze ich seit ein paar Monaten die kostenpflichtige App Noteshelf (extern: Google Play Store). In der App kann man Notizbücher anlegen, die Kategorisieren und das Layout sowie die Seitenvorlage wählen (hell/dunkel; liniert, karriert und gepunktet). Es gibt verschiedene Stifte (Ballpen, Füller und Sharpy) sowie einen Textmarker und ein Radiergummie. Die Stifferkennung ist wie gewohnt sehr gut und ich nutze die App in verschiedenen Situation.
Neben der intuitiven Nutzung und dem Charm eines analogen Notizbuches, hat die App aber auch viele der erwähnten Nachteile von analogen Notizen. Die Notizen sind nicht durchsuchbar, mit der App entsteht wieder eine neue Quelle, die zur dezentralen Verteilung von Informationen führt.
In Text konvertieren nun auch unter Android
Mit dem neuen Update im Juni '23 wurde nun jedoch ein guter Workaround geschaffen. In der iOS- Version bereits länger vorhanden, wurde nun auch in der Android-Version die "In Text konvertieren" Funktion integriert. Mit dem Lasso-Tool markiert man einfach den handschriftlichen Text und wählt über das Kontextmenü" "In Text konvertieren". In einem Pop-Up Fenster wird einem der auswählbare Text angezeigt und ist dort markierbar. Nun kann man ihn über die Zwischenablage kopieren und einfach in ein entsprechendes digitales Organisationssystem einfügen. In meinem Fall klappt dies zu 95% akurat und ich muss nur ab und zu kleine Fehler korrigieren. Ich füge die Texte in den entsprechenden Einträgen in Notion ein und kann sie dort weiter verarbeiten.
Für mich ist dies ein sehr guter Workflow, um die Vorteile von intuitiver Inhaltserstellung und deren persönlicher Ästehtik und digitaler Inhaltsverwaltung zu kombinieren.
- Details
- Geschrieben von: Moritz Conjé
- Kategorie: Work-Life-Flow
ChatGPT war die letzten Wochen ein omnipräsentes Thema in allen Medien. Aus Interesse an den technischen Möglichkeiten von KI und durch die unkomplizierte Integration einer KI-Assistenz in Notion, lasse ich mich in Zukunft bei der Erstellung von Blogbeiträge von der NotioAI unterstützen. Entsprechende Blogbeiträge werden mit einem Disclaimer gekennzeichnet.
Seit Anfang 2023 kann ich die Funktion im Beta-Status testen, nachdem ich vor Weihnachten noch auf Platz 63.275 war. Mittlerweile ist sie ein viel genutztes Feature in meinem Alltag.
Die Unterstützung kann dabei aus folgenden Funktionen bestehen:
- Erstellung eines Blogbeitrages anhand eines Prompts
- Erstellung einer Auflistung anhand eines Prompts
- Erstellung eines Brainstorming für Ideen anhand eines Prompts
und / oder
- Schreibstil verbessern
- Zusammenfassen
- Kürzer machen
- Länger machen
- Einfache Sprache verwenden
Links mit mehr Information:
Notion AI - https://www.notion.so
- Details
- Geschrieben von: Moritz Conjé
- Kategorie: Work-Life-Flow
Einleitung
In der heutigen Welt ist es unerlässlich, Informationen schnell und einfach zu organisieren und abzurufen. Der "Second Brain Approach" ist eine Methode, um Informationen digital zu sammeln und zu strukturieren. In diesem Blogbeitrag beschreibe ich, wie ich die App Notion verwende, um im "Second Brain Approach" meine täglichen Aufgaben zu erledigen und Inhalte, Ideen und Gedanken zentral und verknüpfbar zu notieren.
Wer mehr über den "Second Brain Approach" erfahren möchte, findet bei Tiago Forte (fortelabs.com) eine ausführliche Beschreibung seiner Arbeitsweise und Methodik.
Strukturierung von Inhalten
Notion bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Organisation von Informationen. Ich habe meine Inhalte in Masterdatenbanken organisiert, um sie schnell durchsuchen und filtern zu können. Für jeden Inhalt, den ich mir für später oder in einem anderen Kontext merken möchte, erstelle ich einen Eintrag in der Datenbank. Der Eintrag enthält Tags, um das Auffinden und die Gruppierung von Inhalten zu erleichtern. Darüber hinaus nutze ich Notions Verknüpfungsfunktionen, um Beziehungen zwischen verschiedenen Inhalten herzustellen. Außerdem kann ich eine kurze Notiz zum Link in einem freien Textfeld notieren.
Diese Struktur ermöglicht mir, alle Inhalte, die mich interessieren, an einem Ort in einer App zu speichern. Egal ob es sich um eine Website, einen Artikel, einen Blogbeitrag, ein Video oder einen Podcast handelt - alle Links werden in einer Masterdatenbank gespeichert. So behalte ich den Überblick über meine gespeicherten Inhalte, unabhängig davon, auf welcher Plattform ich den Inhalt gefunden habe.
Durch Tags lassen sich alle Einträge leicht thematisch gruppieren. Anhand der Verknüpfungen und Verweise einzelner Einträge untereinander kann ich auch nachträglich leicht den Kontext der Notizen erkennen.
Die Gruppierung der Einträge erfolgt auf thematischen Kategorieseiten. Sie beinhalten alle Einträge eines bestimmten Tags der Masterdatenbank. Dadurch kann ich schnell und einfach auf alle verfügbaren Informationen zu einem bestimmten Thema zugreifen. Mehr zur Struktur und Konzeption hier...
Verwendung von Vorlagen
Notion bietet viele Vorlagen, die es erleichtern, Inhalte schnell und einfach zu erstellen. Ich habe Vorlagen für Blogposts, Projekte und To-Do-Listen verwendet. Diese Vorlagen haben mir Zeit gespart und es mir ermöglicht, mich auf den Inhalt zu konzentrieren, anstatt mich um die Struktur zu kümmern.
Einkaufs- und Rezeptliste
Inzwischen habe ich eine Einkaufsliste erstellt, die anhand der Einrichtung des Supermarktes organisiert ist. Für jede Abteilung (Frische, Brot und Gebäck, Tiefkühlprodukte, Non-Food-Artikel, Getränke...) habe ich im Laufe der letzten Wochen mehr und mehr Artikel hinzugefügt. Mittlerweile habe ich alle Standard-Artikel eingetragen, die ich bisher jedes Mal manuell auf einen Zettel geschrieben habe. Vor dem Einkauf definiere ich per Checkbox, was ich diesmal benötige.
Die Einkaufsliste ist auch mit der Liste meiner Rezepte verknüpft, die sich in den letzten Wochen ebenfalls kontinuierlich gefüllt hat. Auf der Liste der Zutaten für jedes Rezept kann ich die benötigten Zutaten direkt in meine Einkaufsliste übertragen. So kann ich einfach ein Gericht auswählen und habe direkt die notwendigen Zutaten auf meiner Einkaufsliste, bevor ich zum Einkaufen gehe oder währenddessen.
Projektplanung: Planung von umfangreicheren Aufgaben
Um unseren Schrebergarten zu planen, haben wir in diesem Jahr einen kleinen Projektplan erstellt, da noch viele Aufgaben zu erledigen waren. Dazu gehörte der Bau einer Terrasse und die Aufstellung eines Wassertanks, die Anzucht von Pflanzen und die Anlage neuer Beete.
Aufgaben können in Notion abhängig voneinander eingeplant und in einem Zeitstrahl dargestellt werden. Dadurch verschieben sich Folgeaufgaben automatisch, je nachdem, ob die aktuelle Aufgabe erledigt ist oder nicht.
Außerdem haben wir ein kleines Wiki angelegt, in dem wir unsere Ergebnisse, Erfolge und Misserfolge notieren, um daraus für die nächste Saison zu lernen. PS: In diesem Jahr werden die Bodenbeete durch Schichtbeete ersetzt, da der Boden für viele Pflanzen zu lehmig und hart ist.
Auch die Erstellung meiner Website ging durch die Aufstellung eines kleinen Projektplans deutlich schneller von der Hand. Nach der Übersicht der Aufgaben war sie schnell umgesetzt, nachdem ich sie zuvor lange Zeit nur in meinem Kopf konzipiert hatte.
Fokusthemen: alles an seinem Platz
Wie oben bereits beschrieben, filtere ich meine Master-Datenbank anhand von Themen. Dadurch erstelle ich vorsortierte Streams oder Fokusseiten, auf denen die jeweiligen Inhalte zusammengetragen werden.
So behalte ich den Überblick über meine Hobbies und Interessen und kann mich konzentriert einem Thema widmen, ohne lange Inhalte aus verschiedenen Quellen und von verschiedenen Plattformen zusammen suchen zu müssen.
Zusammenarbeit und Teilen von Inhalten
Notion ermöglicht es, Inhalte einfach zu teilen und zusammenzuarbeiten. Ich habe zum Beispiel meine Notion-Datenbanken mit Teilen meiner Familie geteilt. So können wir unabhängig voneinander die Einkaufsliste im Laden abhaken und sind schneller mit den Erledigungen fertig.
Auch in privaten Projekten können wir uns gegenseitig Aufgaben zuordnen und einfach Ideen austauschen und notieren. Eine Timeline mit Abhängigkeiten erleichtert uns den Überblick, welche Aufgabe als nächstes ansteht und welche weiteren von ihr abhängen. Gerade bei der Organisation der Gartenarbeit und Gartenplanung war dies in den letzten Wochen eine große Hilfe, um unsere Pläne für dieses Jahr umzusetzen.
Fazit
Notion ist ein leistungsstarkes Tool, um den Second Brain Approach umzusetzen und Inhalte zu organisieren. Die Verwendung von Datenbanken, Vorlagen und Verknüpfungen hat mir geholfen, meine Inhalte schnell und einfach zu finden und zu bearbeiten.
Einarbeitung und Strukturierung zeitaufwändig
Die Konzeptionierung und strukturelle Umsetzung meines Systems erforderte etwas Einarbeitungszeit. Die Lernkurve ist steil und sorgt manchmal für frustrierende Momente. Wenn man jedoch die Grundfunktionen und Systemantik verstanden hat, lassen sich hilfreiche Datenbanken und Funktionen einrichten.
Während der Umsetzung muss man sich außerdem ausreichend Zeit zur strukturellen Konzeption und die Definition seiner Anwendungsfälle nehmen.
Wenn man dies macht, hat man mittelfristig ein effektives und hilfreiches System aufgesetzt.
Hilfreiche Community uns Support
Ein großer Vorteil ist die lebendige Community auf Reddit (r/Notion). Hier kann man ohne Bedenken seine Fragen stellen und findet bereits viele Lösungen zu bereits geposteten Problemen.
Auch der Support antwortet in der Regel zeitnahe und ist hilfreich.
Multi-Device Synchronisierung (Cloud)
Da Notion eine Cloud-Anwendung ist, synchronisieren sich die Inhalte geräteübergreifend. Für jedes System (Android, WIN, iOS, MAC OS) gibt es eine entsprechende Anwendung. Auch die Webanwendung lässt sich gut bedienen. Ich nutze die Anwendung auf meinem Galaxy S10+, einem Windowsrechner und meinem Tab S8 Ultra.
Bedienung teilweise etwas träge und fehleranfällig
Während meiner Nutzung hatte ich zu Anfang einige Probleme bei der Nutzung der Android-App, sobald ich eine Maus und ein Tastatur an mein Tablet anschlossen hatte. Dort sprang der Cursor bei der Bearbeitung teilweise aus dem Text, wodurch der gesamte Absatz markiert wurde; beim nächsten Tastenanschlag wurde dieser daraufhin gelöscht und durch die aktuelle Tastatureingabe ersetzt. Dies war sehr ärgerlich, da auch die “Schritt-zurück” Funktion bisher nicht gut funktioniert. Lediglich eine sich langsam synchronisierende Seitenhistorie konnte ein paar Inhalte noch retten. Andere waren tatsächlich unwiederbringlich verloren. Seit ein paar Wochen hat sich dies aber deutlich gebessert.
Back-Up Funktion vorhanden, aber…
Es gibt auch eine manuelle Back-Up Funktion. Diese generiert eine *.rar-Datei mit *.md-Dateien (Nur-Text-Dokument). Ich konnte bisher ein Backup erstellen, jedoch die rar-Datei nicht öffnen, da einige Dateipfade zu lang sind. Auch der Support konnte bisher nicht helfen. Somit bleibt ein ungutes Gefühl, dass meine Dateien nur auf den Servern von Notion existieren.
Empfohlen für…
Ich kann Notion jedem empfehlen, der eine Methode sucht, um die Vielzahl von Informationen zu verschiedenen Themen in seinem Alltag zu organisieren und für sich nachhaltig abrufbar zu machen.
Disclaimer: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung der NotionAI erstellt.
- Details
- Geschrieben von: Moritz Conjé
- Kategorie: Work-Life-Flow
Auf der Suche nach einem System zur Selbstorganisation bin ich im Verlauf der Recherche auf den “Second-Brain-Approach” von Tiago Forte (fortelabs.com/blog) gestoßen. Dieser Ansatz bietet mir grundlegend die Funktionen, welche ich suchte.
- Details
- Geschrieben von: Moritz Conjé
- Kategorie: Work-Life-Flow
In den letzten Jahren, während des Studiums und auch im Berufsalltag waren Notizbücher meine ständigen Begleiter. Sie waren schnell zur Hand und ich konnte mir kurze Notizen machen oder eine kleine Skizze anfertigen; außerdem mochte ich die Haptik des Papiers und Einbands und liebte es, mit dem Stift in der Hand zu jonglieren und nachzudenken.
Mit der Zeit hatten sich einige Bücher und Hefte angesammelt, manche davon nur auf den ersten Seiten beschrieben, andere voller Notizen und ergänzt mit losen Notizzetteln, aufgeklebten Post-Its, eingesteckten Büroklammern und Haftstreifen zum Markieren von Seiten. Manche thematisch sortiert, andere mit einer Vielzahl von losen Gedanken, Ideen und Skizzen.
Eines hatten Sie jedoch alle gemeinsam; irgendwann wanderte jedes Buch ins Regal und wurde lange Zeit nicht mehr angefasst.
Besonders wenn die Bücher und Hefte mehrere Themen beinhalteten, war es schwer, die Zusammenhänge und Querverweise nach langer Zeit nachzuvollziehen. Auch wenn sich ein Thema über mehrere Bücher erstreckte, war es schwer, diese wieder sinnvoll zusammen zu führen. Außerdem war unterwegs häufig nicht immer das richtige Buch zur Hand, sodass ich auch dadurch die Inhalte immer weiter verstreuten. Dadurch wurde die Suche von Inhalten mit der Zeit immer mühevoller und zur echten Detektivarbeit. Ein weiteres Feature, dass dem analogen Medium fehlte; eine Erinnerungsfunktion oder Alarm, der auf Termine oder Fälligkeiten hinwies.
Mir ging eine Vielzahl von Informationen und potenzielle Synergien verloren. Auch die Vielfalt an Hobbies und Interessen wuchs mit der Zeit immer weiter oder veränderte sich.
Organisations-Tools im Arbeitsalltag ganz normal
Im Arbeitsalltag sind Tools für die Organisation von Projekten, der Zusammenarbeit mit Kollegen und dem Aufbau einer Wissensdatenbank ganz normal. Dazu stehen verschiedene Tools zur Verfügung wie zum Beispiel Confluence und JIRA von Atlassian. Eine zentrale Übersicht der Aufgaben und eine flexible Wissensdatenbank erleichtern den Arbeitsalltag enorm.
Nun stand ich auch privat vor der Herausforderung, Interessen, Notizen und Hobbies, sowie die täglichen Aufgaben sinnvoll und einheitlich zu organisieren. Im Alltag stoße ich ständig durch Empfehlungen von Samsung FREE oder der Google Discover verschiedenen Plattformen wie YouTube, Reddit und den beruflichen Netzwerken auf interessante Informationen, werde von Beiträgen inspiriert oder möchte kurz einen spontanen Gedanken notieren.
Mehr als nur Notizen: Anspruch und Anforderungen an die Selbstorganisation im Alltag
Bisher habe ich für persönliche Notizen verschiedenste Formate und Medien ausprobiert: physische Notizbücher, die sicherlich einigen Charm haben, aber eben analog sind und in denen man schlecht referenzieren, strukturieren oder suchen kann. Für Skizzen und Mockups eignen sie sich hingegen sehr gut und lassen sich intuitiv nutzen.
Ein weiteres Medium sind natürlich diverse digitale Apps oder Tools, wie die Notizen-App auf dem Samsung oder Mac-Book, Tabellen/Spreadsheets in der Cloud von Google oder Microsoft. Diese bieten verschiedene Vorteile wie Rechenfunktionen und Auswertungsvisualisierung oder die Angabe eines Status. Auch Anwendungen wie “Pocket” habe ich zeitweise genutzt, jedoch konnte sich das Tool im Alltag nicht etablieren und ich nutzte es immer weniger.
Mit meinen Kalendern bin ich mittlerweile auf eine selbst gehostete Version von OwnCloud umgestiegen und bin sehr zufrieden damit.
Weitere selbst gehostete Software wie MediaWiki oder auch OnlyOffice habe ich ebenfalls ausprobiert, sie waren für meine Zwecke aber nicht geeignet.
Auch die private Nutzung von Confluence und JIRA habe ich per Test-Account kurzzeitig ausprobiert. Allerdings ist eine der größten Anforderungen an ein Tool die Verwendung von durchsuchbaren und filterbaren Tabellen und Datenbanken. Dies ist bei Confluence nur durch den Einsatz von (kostenpflichtigen) Erweiterungen möglich.
Herausforderung: unzählige Quellen, verschiedene Notizspeicher, eine Vielzahl an Interessen
Anhand der Erfahrung aus den letzten Jahre, ergaben sich für mich folgende Herausforderungen:
- es gibt eine Vielzahl an Quellen die mich im Alltag begleiten und mir Informationen in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung stellen
- bisher habe ich analoge handschriftliche Notizen, Textdateien und Cloud-Anwendungen genutzt. Verschiedene Informationen zum gleichen Thema liegen also an verschiedenen Orten.
- meine Interessen sind vielfältig, teilweise haben sie Berührungspunkte, teilweise stehen sie für sich alleine
Anforderungen an das System
An das technische System ergeben sich für mich folgende Anforderungen:
- es muss ein digitales System, dass alle Informationen zentral verfügbar macht
- es muss dabei leicht durchsuchbar sein (Suchfunktion, Indexierung o.ä.)
- es muss geräteübergreifende Nutzung ermöglichen (Desktop und mobile Geräte - um die Synergien zu nutzen)
- man muss aus verschiedensten Quellen-/Plattform und Anwendungen Inhalte erstellen können (kompatible mit allen Informationskanälen)
- es muss die Möglichkeit geben die erstellen Inhalte mit Mehrwert zu versehen (Verlinkung der Inhalte untereinander, Übertrag auf andere Themen, Kategorisierung von Inhalten, Erstellung von Notizen)
- es muss hochgradig anpassbar sein (eigene Integration von Filtern, Kategorien und Rastern, verschiedene Darstellungsoptionen der Inhalte je nach Bedarf)
- es muss Multi-User-fähig sein (gleichzeitige Nutzung mit 2+x Nutzern und gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten und Inhalten, Arbeit im Team)
- es muss die Möglichkeit bieten verschiedener Mediadaten hochzuladen (Bild, Video, Audio)
- es muss eine Art von Projektmanagement abbilden können (Kanban-Board, Status-Anzeige, Fälligkeitsdatum, Verantwortlichkeit etc.)
Mit diesen Überlegungen begann meine Reise durch das Thema Selbstorganisation, der ich noch immer interessiert folge.
Vor der Wahl des Tools lernte ich viel über verschiedene Ansätze der Selbstorganisation; warum für meine alltäglichen Bedürfnisse der "Second-Brain-Approach" die bisher am besten geeignete Methode ist und mit welchem Tool ich diesen derzeit am umsetze, berichte ich in diesem Beitrag: "Mit dem Second-Brain-Approach zu mehr Ruhe".